업무 관련성이 절세의 열쇠

기업 운영의 디테일이 곧 비용 전략이다. 최근 한 프랜차이즈 카페를 운영하는 사업자로부터 “매장에서 사용하는 방향제와 향수에 대해 경비처리 가능한지”에 대한 문의가 들어왔다. 향기마저 하나의 브랜드 경험이 되는 요즘, 사업장에서 사용하는 ‘향수와 방향제 비용’은 과연 절세 대상이 될 수 있을까? 세무가이드의 전문가와 함께 미묘한 경계를 짚어보았다.

방향제는 업무용으로 ‘충분히’ 인정 가능

결론부터 말하자면, 매장이나 사무실에서 사용하는 방향제는 부가가치세 매입세액공제와 법인세·종합소득세 계산 시 필요경비 처리가 가능하다. 사업장의 청결과 고객 경험 향상을 위한 용도로 지출된 비용은 업무 관련성이 명확하기 때문이다.

국세청 관계자는 “사업장에서 사용하는 실내용 방향제는 영업 환경 유지와 관련된 필수 지출로 볼 수 있어, 매입세액공제 및 필요경비 인정 대상이 된다”고 밝혔다. 단, 세금계산서 또는 사업용 카드로 결제된 건에 한해 인정되므로 증빙 관리가 필수다.

세무가이드의 정영록 회계사는 “매장의 쾌적한 환경은 고객 유치와도 직결되기 때문에, 방향제는 인테리어의 연장선상으로 충분히 경비처리 사유가 된다”고 덧붙였다.

향수는 ‘개인 용도’로 판단되기 쉬워

반면, 수십만 원에 달하는 고급 향수는 업무 관련성이 불명확하다는 이유로 세금 혜택을 받기 어려울 수 있다. 향수는 일반적으로 개인의 취향에 의해 사용되므로 국세청의 유권해석상 사적 소비재로 간주된다. 즉, 회사 명의로 향수를 구매한 경우, 이는 직원 개인에게 제공된 현물급여로 보아 근로소득세 과세 대상이 될 수 있다. 세무조사 시엔 “왜 하필 ‘샤넬 넘버 파이브’였는지”라는 질문을 받을 수 있는 셈이다.

“향수지만 방향제처럼 사용했다”면? 가능성은 ‘있다’, 단 조건부

그렇다면 향수를 실내 방향제로 사용한 경우는 어떨까? 예컨대 매장 콘셉트를 살리기 위해 디퓨저가 아닌 고급 향수를 뿌리는 경우, 업무용으로 인정받을 수 있을까?

세무가이드의 정영록 회계사는 이에 대해 “단서가 있다”고 말했다. “해당 향수를 매장에서 일정 주기로 사용하며, 고객 응대나 브랜드 경험의 일환임을 내부 규정과 업무 매뉴얼로 입증할 수 있다면 업무용 지출로 해석될 여지가 있다.” 다만, 사적인 공간이나 특정 직원이 독점적으로 사용하는 경우에는 인정받기 어렵다. 게다가 고가 브랜드나 럭셔리 퍼퓸 계열은 사치성 품목으로 판단될 가능성이 높다.

세금에서 중요한 것은 향기의 종류가 아니라 ‘그 향기의 쓰임’이다.

정 회계사는 “업무 목적이 명확하고, 직원 전체나 고객을 위한 공공의 사용이라는 점을 입증할 수 있다면, 일반적인 방향제는 무리 없이 경비처리할 수 있다”고 말했다. 이어 “업무 연관성, 사용 계획, 비용 수준 등을 정리한 사내 문서나 운영 매뉴얼을 구비해두면, 세무조사 대응에 유리하다”고 조언했다. 또한 "업종과 기업 특성에 따라 세무 판단이 달라질 수 있으니, 전문 공인회계사나 세무사와 상담해 자사에 맞는 전략을 세우는 것이 바람직하다"고 덧붙였다.

합법적 절세의 향기는 오래 간다

세금은 ‘냄새’를 맡지 않는다. 증빙과 규정, 그리고 합리성이 향기의 경계를 결정한다. 업무에 필요한 향기라면 분명한 경비. 취향을 위한 향기라면 사적 소비. 이 단순한 원칙 속에서 절세와 세무 리스크 관리의 실마리를 찾을 수 있다. 매장 운영에 필수적이라면 경비 처리가 비교적 명확하지만, 개인 용품으로 인식되기 쉬운 항목들은 주의가 필요하다. 특히 고가의 향수 구입금액이 많을 때 방향제로 사용하는 경우라면, 세무조사에서 불이익을 받을 수 있다. 기업의 세금 절감은 합법적인 범위 내에서 이뤄져야 한다는 점을 잊지 말아야 한다. 무리한 경비 처리는 오히려 세무조사를 자초할 수 있으므로 관련 법규와 지침을 정확히 이해하고 적용하는 것이 중요하다.

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